Descripción
Binnen het secretariaat van de centra zijn er verschillende rollen mogelijk. Je wordt ingezet binnen één van de onderstaande domeinen, afhankelijk van de behoeften van het centrum. Ongeacht je rol ben je een belangrijk aanspreekpunt voor bewoners, personeelsleden en andere diensten. Je zorgt voor een vlotte administratieve opvolging en draagt samen met je collega's bij aan de goede operationele werking van het centrum. Bij het bewonerssecretariaat sta je in voor de administratieve opvolging van de bewonergerelateerde zaken. Je zorgt voor de administratie bij in- en outtake waarbij je de bewoner ontvangt, te woord staat en alles correct klasseert in het individuele bewonersdossier. Je volgt dagelijks de bewonersaantallen op en slaagt erin een duidelijk overzicht te geven van de vrije plaatsen in het centrum. Je houdt actief contact met andere centrumdiensten en de centrale diensten om zo een correcte administratie van alle bewonersstukken te waarborgen. Op vraag van de directie zorg je voor een duidelijke rapportage. Je bent in het gesloten centrum op regelmatige basis van permanentie tot minstens 18u00 om nieuwe bewoners in te schrijven. Dit verloopt volgens een beurtrolsysteem. In het Open Terugkeercentrum beheer je de administratieve taken inzake bewoners van bij aankomst tot vertrek. Je bevestigt de aankomst van bewoners van de bewoners in het centrum en wijst een kamer toe in Match-it. Daarnaast voer je wekelijks kamercontroles uit in samenwerking met de multifunctionele centrumassistenten in het kader van het beheer van de kamers. Je biedt administratieve ondersteuning aan de ICAM-coaches (Individual case management), die de procedurele opvolging voorzien van de bewoners. Je volgt de bagage-aanvragen op vanuit de gesloten centra. Bij de personeelsadministratie zorg je ervoor dat je vragen van het personeel correct kan beantwoorden of hen kan doorverwijzen naar de juiste instanties. Hierbij ben je in staat zelf de nodige informatie terug te vinden of op te vrage