Descripción
Als Administratief Coördinator Beurzen & Events ben jij de administratieve draaischijf tussen klanten, leveranciers, commerciële collega's en operations. Samen met de magazijnverantwoordelijke en Peter, de Operations Manager, vorm je een sterk team dat ervoor zorgt dat projecten van aanvraag tot uitvoering correct voorbereid en opgevolgd worden. Klantencontact & administratie Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers via telefoon en e-mail. Je beheert de algemene mailboxen en zorgt ervoor dat vragen snel bij de juiste persoon terechtkomen. Je beheert en actualiseert klant- en projectgegevens. Je communiceert professioneel en vlot met klanten en collega's. Offerte- en dossierbeheer Je maakt offertes op in samenwerking met de commerciële teams in België, Nederland, Frankrijk en Duitsland. Je verstuurt offertes en volgt deze actief op. Je bewaakt de volledigheid van elk dossier. Je verwerkt goedgekeurde offertes tot concrete opdrachten. Projectcoördinatie & planning Je verzamelt alle noodzakelijke projectinformatie zoals halplannen, standnummers, opbouw- en afbouwuren. Je reserveert toegangspassen, slots en registraties voor beursgebouwen. Je organiseert hotelboekingen, transporten en externe partners waar nodig. Je ondersteunt de operationele planning. Je behoudt overzicht over meerdere gelijktijdige projecten. Je denkt proactief mee wanneer planningen of omstandigheden wijzigen. Ondersteuning operations Je werkt dagelijks nauw samen met operations. Je ondersteunt de Operations Manager in de dagelijkse werking. Je zorgt ervoor dat alle betrokken partijen tijdig over de juiste informatie beschikken. Je draagt bij aan een efficiënte voorbereiding en uitvoering van elk project. Je bent iemand die voldoening haalt uit organiseren, opvolgen en zaken correct geregeld krijgen. Daarnaast herken je jezelf in onderstaande punten: Je hebt al ervaring binnen een administratieve, coördinerende of commerciële binnendienstfunctie. Je werkt nauwkeurig, gestructure