Descripción
**Ihre Aufgaben** * Vorausschauende Organisation und Koordination des Arbeitsalltags der Geschäftsführung * Planung, Priorisierung und laufende Pflege von Terminen, Kalendern und Zeitfenstern * Koordination der Termine des Verwaltungsrats sowie Führung der Jahres\- und Sitzungsplanung * Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats * Erstellung von Traktandenlisten, Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen und Sicherstellung einer rechtzeitigen Dokumentation * Präzise Protokollierung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats * Dokumentation und konsequente Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben, Fristen und Pendenzen * Triage und Priorisierung eingehender E\-Mails und Anfragen sowie Vorbereitung oder selbstständige Beantwortung von Korrespondenz * Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Briefings, Präsentationen, Berichten und Managementinformationen * Durchführung inhaltlicher Vorabklärungen und Recherchen zu betrieblichen, organisatorischen und strategischen Fragestellungen * Koordination und verlässliche Kommunikation mit Abteilungsleitungen, internen Fachstellen, Behörden, Auftraggebern und weiteren externen Partnern * Einholung relevanter Informationen bei internen Stakeholdern sowie strukturierte und verständliche Verdichtung für die Geschäftsführung * Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung strategischer sowie bereichsübergreifender Projekte * Übernahme eigener Koordinations\- und Verbesserungsprojekte im Auftrag der Geschäftsführung * Identifikation offener Punkte, Risiken und Entscheidungsbedarfe sowie frühzeitige Eskalation * Professionelle Ablage und Verwaltung vertraulicher Führungs\- und Verwaltungsratsunterlagen * Gezielter Einsatz von KI für Recherchen, Zusammenfassungen, Korrespondenz, Sitzungsunterlagen, Analysen und effizientere Arbeitsabläufe * Laufende Suche nach Möglichkeiten, die Geschäftsführung organisatorisch und inhaltlich zu entlasten und ihr die Konzen