Descripción
Über die Stelle Wir suchen eine erfahrene, äußerst gut organisierte und diskrete Assistenz der Geschäftsleitung (m/f/d), der/die unsere Führungskräfte umfassend geschäftlich und privat unterstützt. Du bist die rechte Hand der Führungskraft: Du verwaltest deren Zeit, koordinierst Reisen und Termine, kümmerst dich um vertrauliche Angelegenheiten und erledigst persönliche Aufgaben, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Hauptaufgaben - Terminverwaltung: Verwaltung komplexer, sich häufig ändernder Terminkalender; Planung und Priorisierung von Besprechungen über verschiedene Zeitzonen hinweg. - Reisekoordination: Planung und Buchung von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Flügen, Hotels, Bodentransporten, Visa und detaillierter Reisepläne. - Unterstützung bei Besprechungen: Vorbereitung von Tagesordnungen, Informationsunterlagen und Präsentationen; Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten. - Kommunikation: Als erster Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder fungieren; Anrufe filtern, Korrespondenz verwalten sowie E-Mails und Dokumente entwerfen. - Persönliche Unterstützung: Persönliche Angelegenheiten der Führungskraft regeln, wie Termine, Reservierungen, Geschenke, häusliche oder familiäre Belange sowie private Besorgungen. - Unterstützung bei Veranstaltungen: Bei der Organisation von Geschäftsveranstaltungen, Führungskräfte-Dinners, Vorstandssitzungen und VIP-Besuchen helfen. - Spesen- und Budgetverwaltung: Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen sowie Überwachung der Budgets im Zusammenhang mit dem Büro der Führungskraft. - Teamkoordination: Enge Zusammenarbeit mit Fahrern, Sicherheitspersonal, der Büroverwaltung und anderen Assistenten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. - Vertraulichkeit: Umgang mit sensiblen geschäftlichen und persönlichen Informationen mit absoluter Diskretion. - Flexibilität: Bei Bedarf auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten verfügbar sein und gelegentlich mit der Führu