Medewerker onthaal bij directie PAULO

Als medewerker onthaal ben je een belangrijk aanspreekpunt voor bezoekers van onze opleidingssite. Je zorgt voor een warm onthaal, beantwoordt vragen en helpt cursisten en lesgevers vlot hun weg te vinden. Met jouw klantgerichte aanpak draag je bij aan een goede organisatie van de opleidingen en een professionele dienstverlening. Je takenpakket is gevarieerd: Je ontvangt bezoekers, spreekt hen proactief aan en geeft hun de juiste informatie. Je verwijst hen door naar de juiste locatie of brengt hen in contact met de juiste medewerker. Je behandelt telefonische en elektronische vragen, verbindt oproepen door en zorgt ervoor dat boodschappen bij de juiste personen terechtkomen. Je ondersteunt de dagelijkse werking van het onthaal met administratieve, praktische en logistieke taken. Je verzorgt schriftelijke communicatie, past signalisatie aan, beheert sleutels en bestelt materiaal. Je helpt bij het beheer van vergaderzalen en zorgt voor een ordelijke en verzorgde onthaalbalie. Je houdt ook de werking van de aanmeldschermen en andere toepassingen aan het onthaal in het oog. Je volgt vragen en meldingen op en signaleert klachten, defecten en onregelmatigheden aan de juiste medewerkers. Je draagt bij aan de veiligheid op de site. Bij incidenten of noodsituaties verwittig je de juiste personen en onderneem je de nodige acties volgens de geldende afspraken. Je ondersteunt bij activiteiten en evenementen, bijvoorbeeld door bezoekers te begeleiden, informatie te verspreiden en materialen klaar te leggen. Je bent klantvriendelijk en helpt mensen graag verder. Je luistert naar hun vragen en zoekt binnen de geldende afspraken naar een passende oplossing. Je communiceert vlot en correct, zowel mondeling als schriftelijk. Je werkt nauwkeurig en neemt verantwoordelijkheid voor je taken. Je bent praktisch ingesteld, ziet wat er moet gebeuren en neemt initiatief om de werking van het onthaal te verbeteren. Je werkt graag samen met collega’s, maar kunt ook zelfstandig aan de slag. Je